Etichete biblioraft de printat (Excel)
Actualizat: octombrie 2026
Eticheta de biblioraft este fâșia de hârtie care se pune în buzunarul de pe cotorul biblioraftului și arată dintr-o privire ce documente conține, din ce an, al cui este și al câtelea volum este.
Descarcă gratuit etichete pentru biblioraft gata de printat, în Excel, pentru bibliorafturile de 8 cm (3 etichete pe o pagină A4) și de 5 cm (4 etichete pe pagină). Nu le scrii una câte una: completezi lista bibliorafturilor, iar etichetele se generează automat, cu aceeași formă și o culoare pentru fiecare categorie de documente. Lista îți rămâne și ca index al arhivei: ce conține fiecare biblioraft, unde este și cât timp trebuie păstrat.
Ce conține modelul
- Etichete 8 cm – trei etichete de 5,6 × 19 cm pe o pagină A4, cu linii punctate de tăiere. Fiecare etichetă are firma, departamentul, categoria scrisă mare pe verticală, conținutul, anul, perioada, volumul și numărul de ordine.
- Etichete 5 cm – patru etichete de 3,6 × 19 cm pe o pagină A4, pentru bibliorafturile înguste.
- Listă bibliorafturi – indexul arhivei: firma, departamentul, categoria, conținutul, anul, perioada, volumul, locația (dulap, raft) și anul până la care se păstrează. Coloana Verificare semnalează bibliorafturile dublate, fără an sau fără locație și pe cele al căror termen de păstrare a expirat.
- Categorii – opt categorii gata făcute (facturi emise, facturi primite, bancă și casă, salarii și personal, contracte, contabilitate, declarații fiscale, gestiune și stocuri), fiecare cu culoarea ei și cu termenul de păstrare pe care îl stabilești tu.
Cum se completează și se printează
- În Categorii, păstrează sau redenumește categoriile și completează termenele de păstrare din nomenclatorul arhivistic al firmei.
- În Listă bibliorafturi, adaugă câte un rând pentru fiecare biblioraft: firma, departamentul, categoria (din listă), conținutul, anul, perioada, volumul și locația.
- Deschide Etichete 8 cm sau Etichete 5 cm și scrie, în dreapta, numărul primului biblioraft pe care vrei să-l printezi. Pagina se completează cu următoarele 3 sau 4 etichete.
- Printează la dimensiunea reală (100%, fără scalare), pe hârtie de 120–160 g/m² sau pe coli autoadezive A4, ca etichetele să intre exact în buzunar.
- Taie pe liniile punctate și introdu etichetele în buzunarul de pe cotor. Dacă vrei să schimbi un singur text, poți scrie direct peste câmpul de pe etichetă.
Cum organizezi arhiva firmei
Documentele firmei trebuie păstrate ordonat și pe durata stabilită de lege. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 le cere creatorilor de documente să-și organizeze arhiva și să întocmească un nomenclator arhivistic, cu termenele de păstrare pentru fiecare tip de document. Pentru documentele contabile, termenele vin din Legea contabilității nr. 82/1991; de exemplu, statele de salarii se păstrează 50 de ani.
O regulă simplă care funcționează: un biblioraft pentru fiecare categorie și an (sau semestru, dacă sunt multe documente), etichete cu același format și aceeași culoare pentru aceeași categorie, iar în interior documentele în ordine cronologică sau în ordinea numerelor. Facturile emise le ții în ordinea numerelor din registrul de facturi, iar extrasele și documentele de casă pe luni, ca să le compari ușor cu registrul de casă.
Sfatul meu: Recomand mereu să folosești etichete clare și uniforme pentru bibliorafturi, pe care să treci tipul de documente, anul și, când e nevoie, departamentul sau firma. Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le-am văzut este să etichetezi bibliorafturile din mers, cu denumiri neclare, care apoi îți îngreunează căutarea documentelor. Pentru mine, ideal este să păstrezi același format de etichete și să organizezi arhiva după un criteriu logic și ușor de înțeles. Așa economisești timp, eviți confuziile și oricine poate găsi rapid documentele.
— Ray Moreno
Întrebări frecvente
Ce dimensiune are eticheta de biblioraft?
Depinde de lățimea biblioraftului și de producător. Pentru bibliorafturile de 7,5–8 cm, buzunarul de pe cotor are de obicei în jur de 5,5–6 cm lățime; pentru cele de 5 cm, în jur de 3,5–4 cm. Modelul folosește 5,6 × 19 cm și 3,6 × 19 cm; măsoară buzunarul tău și, dacă e nevoie, modifică lățimea coloanei sau înălțimea rândurilor.
De ce ies etichetele mai mici la printare?
Pentru că imprimanta a scalat pagina („Potrivire în pagină”). Alege la printare dimensiunea reală sau „Fără scalare”, iar în setările imprimantei hârtia A4.
Pot printa etichetele pe hârtie autoadezivă?
Da. Printează pe coli autoadezive A4 întregi și taie pe liniile punctate. Eticheta autoadezivă se lipește direct pe cotor, dacă biblioraftul nu are buzunar.
Cum aleg ce etichete printez?
Fiecare biblioraft din listă are un număr de ordine. Pe foaia de etichete scrii numărul primului biblioraft, iar pagina afișează următoarele 3 (sau 4). Așa printezi doar etichetele noi, fără să le refaci pe cele vechi.
Cât timp se păstrează documentele firmei?
Termenele diferă după tipul documentului și se trec în nomenclatorul arhivistic al firmei. Statele de salarii se păstrează 50 de ani; pentru celelalte documente contabile, verifică termenele din Legea contabilității și din reglementările Ministerului Finanțelor sau întreabă-l pe contabilul tău.
Gata să-l folosești? Descarcă modelul gratuit și urmează pașii de mai sus.
Pasul următor: folosește tabelele Excel gata făcute, ca să ții și evidența documentelor arhivate.
