Model factură proformă Excel
Actualizat: octombrie 2026
Factura proformă este un document comercial prin care îi comunici clientului, înainte de livrare, ce produse sau servicii primește, la ce preț, cu ce TVA și în ce condiții de plată. Se folosește mai ales pentru a cere un avans sau plata în avans. Proforma nu este factură fiscală: nu se înregistrează în contabilitate, nu se transmite în RO e-Factura și nu dă drept de deducere a TVA.
Descarcă gratuit un model de factură proformă în Excel: alegi numărul proformei și documentul se completează singur cu datele clientului, produsele, TVA, totalul și avansul de plată, plus IBAN-ul pentru transfer. Registrul proformelor urmărește valabilitatea, sumele încasate și factura emisă și te anunță până când trebuie emisă factura de avans.
Proforma și factura: diferențele
| Factură proformă | Factură | |
|---|---|---|
| Rol | Ofertă fermă și cerere de plată sau de avans | Document fiscal care atestă livrarea sau încasarea unui avans |
| Contabilitate | Nu se înregistrează | Se înregistrează |
| TVA | Doar informativ; clientul nu o poate deduce | TVA colectată de furnizor, deductibilă la client |
| RO e-Factura | Nu se transmite | Se transmite, potrivit legii |
| Numerotare | Serie proprie, separată de facturi | Seria de facturi a firmei |
Când clientul plătește un avans pe baza proformei, emiți factura de avans cel târziu până în data de 15 a lunii următoare celei în care ai încasat banii, potrivit art. 319 alin. (16) din Codul fiscal. La livrare emiți factura finală, din care scazi avansul facturat.
Ce conține modelul
- Proformă – documentul de printat: datele firmei, numărul, data și valabilitatea, clientul, referința (ofertă, comandă), produsele cu discount, totalurile, avansul de plată, IBAN-ul și mențiunea „Document fără valoare fiscală”. Alegi proforma din listă și totul se completează singur.
- Registru proforme – toate proformele, cu valabilitatea, avansul cerut, suma încasată, factura emisă și starea: Trimisă, Expirată, Încasată – de facturat, Facturată. Modelul calculează termenul pentru factura de avans și te avertizează la încasări parțiale, la proformele expirate și la facturile emise după termen.
- Linii proformă – produsele și serviciile fiecărei proforme, cu cantitatea, prețul din catalog, discountul și TVA.
- Produse și servicii – catalogul cu prețurile fără TVA și cotele de TVA (21%, 11%, 0%).
- Setări – datele firmei, banca și IBAN-ul, persoana care întocmește proforma și valabilitatea implicită.
Cum îl completezi pas cu pas
- În Setări, trece datele firmei și contul bancar. În Produse și servicii, trece produsele cu prețurile.
- În Registru proforme, adaugă proforma: numărul (de exemplu PF-105), data, clientul, valabilitatea și avansul cerut (50% sau 100% pentru plata integrală).
- În Linii proformă, adaugă produsele cu numărul proformei și cantitățile.
- În foaia Proformă, alege numărul, verifică datele și printează sau salvează ca PDF.
- Când primești banii, trece suma și data încasării. După ce emiți factura, trece-i numărul și data, iar starea devine „Facturată”.
În exemplul din model, o fabrică de mobilă trimite proforma PF-102 unei pensiuni: 6 dulapuri cu discount de 8%, proiectare și transport, în total 22.491,48 lei cu TVA, cu un avans de 30% (6.747,44 lei). Clientul a plătit doar 6.000 de lei, așa că registrul semnalează plata parțială și data până la care trebuie emisă factura de avans. O altă proformă, nefolosită în 15 zile, apare ca expirată.
Sfatul meu: Recomand să folosești factura proformă ca să-i comunici clientului suma și condițiile unei operațiuni înainte de a emite factura definitivă. Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le-am văzut este să confunzi proforma cu o factură fiscală și să o înregistrezi direct în contabilitate sau să o folosești ca document pentru TVA. Pentru mine, ideal este să scrii clar că este o proformă și să verifici că datele, prețurile și condițiile corespund cu ce ați stabilit. Așa eviți confuziile, încasezi mai ușor avansurile și ai o facturare mult mai organizată și mai profesionistă.
— Ray Moreno
Întrebări frecvente
Este obligatorie factura proformă?
Nu. Este un document comercial opțional, folosit de obicei când clientul plătește înainte de livrare sau are nevoie de un document pentru aprobarea plății. Obligatorie este factura, la livrare sau la încasarea unui avans.
Proforma trebuie să aibă număr și serie?
Nu există o regulă legală pentru numerotarea proformelor, dar e bine să folosești o serie proprie, diferită de cea a facturilor (de exemplu PF-101, PF-102), ca să nu se confunde și să le poți urmări în registru.
Pot plăti sau deduce TVA pe baza unei proforme?
Poți plăti suma cerută, dar nu poți deduce TVA din proformă și nici nu o poți înregistra pe cheltuieli. Pentru asta ai nevoie de factura de avans sau de factura finală emisă de furnizor.
Ce fac dacă proforma a expirat?
Reconfirmă prețurile și termenele cu clientul și emite o proformă nouă, cu altă dată. Modelul marchează automat proformele expirate.
Gata să-l folosești? Descarcă modelul gratuit și urmează pașii de mai sus.
Pasul următor: după ce încasezi avansul, emite factura în termen și trece-i numărul în registrul proformelor.
