Model ordin de deplasare (delegație) Excel

Actualizat: octombrie 2026

Ordinul de deplasare (delegația) este documentul prin care angajatorul dispune ca un salariat să se deplaseze temporar în afara locului de muncă, în interes de serviciu, și care dovedește destinația, scopul și perioada deplasării. Pe verso se întocmește, la întoarcere, decontul cheltuielilor de deplasare.

Descarcă gratuit un model de ordin de deplasare în Excel, cu față și verso: completezi deplasarea o singură dată în registru, iar ordinul de printat și decontul de cheltuieli de pe verso se completează automat. Modelul calculează zilele de diurnă din data și ora plecării și sosirii, adună cheltuielile cu documente și îți arată dacă salariatul mai are de primit bani sau trebuie să restituie o parte din avans.

Ce conține modelul

• Ordin de deplasare – fața documentului, de printat pe o pagină A4: unitatea, numărul și data, salariatul și funcția, scopul, locul, durata deplasării cu ziua și ora, actul de identitate, mijlocul de transport, avansul și semnăturile. Jos are tabelul de confirmare, pe care unitatea vizitată îl completează cu ziua și ora sosirii și plecării, ștampila și semnătura.
• Decont (verso) – cheltuielile cu documente (transport, combustibil, cazare, taxe), diurna (zile × suma pe zi), totalul decontului, avansul primit și diferența de primit sau de restituit, plus împărțirea diurnei în parte neimpozabilă și impozabilă.
• Registru ordine – toate deplasările, cu numerotare automată, zile de diurnă calculate (le poți corecta), cheltuieli, total decont și diferență. Coloana de verificare semnalează ordinele fără confirmarea unității, deconturile nedepuse după întoarcere, avansurile fără numărul dispoziției de plată și diurna peste plafon.
• Cheltuieli – câte un rând pentru fiecare bon, factură sau bilet, legat de ordin prin număr. Modelul te avertizează dacă data documentului este în afara perioadei deplasării.
• Setări – datele firmei, persoanele care semnează, diurna implicită pe zi, plafonul neimpozabil și pragul de ore pentru fracțiunea de zi.

Cum se completează pas cu pas

1. În foaia Setări, completează datele firmei, conducătorul unității și persoana de la financiar-contabil care vizează ordinul.
2. Înainte de plecare, adaugă deplasarea în Registru ordine: salariatul, funcția, actul de identitate, localitatea și unitatea, scopul, data și ora plecării și sosirii, mijlocul de transport și, dacă e cazul, avansul și numărul dispoziției de plată cu care s-a acordat.
3. În foaia Ordin de deplasare, scrie numărul ordinului. Printează-l, semnează-l și dă-l salariatului.
4. La destinație, salariatul cere unității vizitate să completeze tabelul de confirmare, cu ziua și ora sosirii și plecării, ștampila și semnătura.
5. La întoarcere, trece în foaia Cheltuieli fiecare document, cu numărul ordinului, și corectează în registru ora reală de sosire, dacă e cazul. Decontul de pe verso se completează singur.
6. Printează decontul, atașează documentele justificative și predă-l la contabilitate. Diferența se plătește sau se restituie la casierie, iar în registru bifează „Da” la Confirmare și Decont depus.

Ce spune legea despre delegare și diurnă

Potrivit Codului muncii (art. 43–44), delegarea înseamnă exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, a unor sarcini de serviciu în afara locului de muncă. Ea poate fi dispusă pentru cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni, iar prelungirea se face doar cu acordul salariatului. Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare și la o indemnizație de delegare (diurnă), în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă.

Diurna pentru deplasările în țară este, în instituțiile publice, de 23 lei pe zi. Firmele private pot acorda mai mult, dar, conform Codului fiscal, diurna este neimpozabilă doar până la 2,5 ori acest nivel, adică 57,50 lei pe zi, și în limita a 3 salarii de bază pe lună. Ce depășește aceste plafoane se impozitează ca salariu. Modelul folosește implicit 57,50 lei pe zi și îți arată separat eventuala parte impozabilă. Modul de calcul al zilelor (de exemplu, de la câte ore se acordă diurna pentru o fracțiune de zi) se stabilește prin regulamentul intern; în model îl poți schimba din Setări.

Pentru ca firma să poată deduce cheltuielile de deplasare, ele trebuie să aibă documente justificative și să poată fi legate de o deplasare în interes de serviciu. Ordinul de deplasare, cu confirmarea unității vizitate, este dovada acestei legături. Dacă salariatul folosește mașina firmei, completează și foaia de parcurs.

Sfatul meu: Recomand mereu să pregătești ordinul de deplasare înainte de orice deplasare de serviciu, cu destinația, datele, motivul deplasării și persoana autorizată, toate clar menționate. Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le-am văzut este completarea documentului după deplasare, când se uită detalii importante sau se pierd documentele de transport, cazare și alte cheltuieli. Pentru mine, ideal este să păstrezi toate facturile și să completezi documentația la întoarcere, verificând că sumele și datele corespund. Așa justifici mai ușor cheltuielile, ții contabilitatea organizată și eviți problemele în cazul unui control fiscal.

— Ray Moreno

Întrebări frecvente

Care este diferența dintre ordinul de deplasare și decontul de cheltuieli?

Ordinul de deplasare se emite înainte de plecare și arată cine pleacă, unde, de ce și pentru cât timp. Decontul se completează la întoarcere, pe verso sau separat, și arată cât s-a cheltuit efectiv. Pentru un decont detaliat, cu calculul combustibilului după distanță, vezi și modelul de decont de cheltuieli.

Este obligatorie ștampila unității la care se face deplasarea?

Confirmarea unității vizitate (ziua și ora sosirii și plecării, semnătura și, dacă există, ștampila) este dovada că deplasarea a avut loc. Dacă unitatea nu folosește ștampilă, sunt suficiente numele și semnătura persoanei care confirmă. Pentru deplasările la unități fără reprezentant (de exemplu, un șantier propriu), firma poate folosi alte dovezi, stabilite intern.

Cum se calculează zilele de diurnă?

Modelul numără perioadele complete de 24 de ore dintre plecare și sosire și adaugă o zi dacă restul depășește pragul din Setări (implicit 12 ore). De exemplu, o deplasare de la 06:30 într-o zi până la 20:00 a doua zi (37,5 ore) înseamnă 2 zile de diurnă. Dacă regulamentul vostru intern prevede altceva, scrie numărul corect în coloana de corecție.

Ce fac cu avansul nefolosit?

Salariatul îl restituie la casierie, de obicei pe bază de dispoziție de încasare, iar suma intră în registrul de casă. Dacă a cheltuit mai mult decât avansul, diferența i se plătește cu o dispoziție de plată.

Pot folosi modelul pentru deplasările în străinătate?

Poți folosi ordinul și decontul, dar diurna pentru străinătate are alte niveluri, pe țări, și se acordă de obicei în valută. Schimbă diurna pe zi direct în registru pentru ordinul respectiv.

Pasul următor: folosește decontul de cheltuieli, ca să decontezi deplasarea la întoarcere.

Modele similare

Vezi toate modelele Excel pentru resurse umane →