Bază de date clienți Excel (CRM simplu)

Panou comercial al bazei de date de clienți în Excel cu acțiuni de făcut și top clienți

Actualizat: octombrie 2026

O bază de date a clienților (un CRM simplu) este evidența în care o firmă ține datele fiecărui client sau client potențial, istoricul contactelor (apeluri, e-mailuri, întâlniri, oferte), pasul următor cu data lui și vânzările. Scopul ei este ca nicio ofertă și nicio urmărire să nu depindă de memoria cuiva.

Descarcă gratuit o bază de date de clienți în Excel, gata de folosit: treci clienții, fiecare contact cu pasul următor, oportunitățile și vânzările, iar modelul îți arată în panou ce ai de făcut azi și ce e întârziat, calculează pentru fiecare client ultimul contact, următoarea acțiune, vânzările din an și clasa ABC și te avertizează la clienții fără contact de prea mult timp. Fișa clientului, de printat, adună totul pe o singură pagină.

DESCARCĂ MODELUL

Cuprins

Ce conține modelul

Panou – clienți activi și potențiali, acțiuni întârziate și pentru azi, valoarea ponderată a oportunităților deschise și rata de câștig, lista „De făcut” ordonată după termen, topul clienților după vânzări și oportunitățile pe etape.
Clienți – codul, firma, CIF-ul, persoana de contact, telefonul, e-mailul, orașul, sursa, responsabilul, tipul (potențial, activ, inactiv, pierdut), condițiile de plată și acordul pentru comunicări comerciale. Modelul calculează ultimul contact, zilele scurse de atunci, următoarea acțiune, vânzările din an, ultima vânzare, clasa ABC, oportunitățile deschise și alertele.
Activități – fiecare contact: data, tipul, ce s-a discutat, ce are nevoie clientul, pasul următor, data lui, responsabilul și „Realizat”. Statusul se calculează automat: „Întârziat”, „Azi”, „Planificat”, „Realizat”.
Oportunități – proiectele și ofertele în discuție, cu valoarea, etapa (contact inițial, nevoie confirmată, ofertă trimisă, negociere, câștigată, pierdută), valoarea ponderată, data estimată a închiderii și motivul pierderii.
Vânzări – facturile pe clienți (fără TVA), pentru vânzările din an și clasificarea ABC.
Fișă client – scrii codul și obții fișa de printat: datele clientului, indicatorii, ultimele contacte și oportunitățile deschise.

Baza de date a clienților cu ultimul contact, următoarea acțiune, vânzări și clasa ABC

Cum îl folosești pas cu pas

În Setări, completează responsabilii (comercialii), sursele de clienți și pragul de alertă (implicit 30 de zile fără contact).
În Clienți, adaugă fiecare client cu un cod unic (C001, C002…). Alege tipul: „Potențial” până la prima comandă, apoi „Activ”.
După fiecare apel, e-mail sau întâlnire, adaugă un rând în Activități: ce s-a discutat, ce are nevoie clientul și pasul următor cu dată. Când l-ai făcut, scrie „Da” la „Realizat” și adaugă contactul nou.
Când trimiți o ofertă, adaug-o în Oportunități și actualizează etapa până la câștig sau pierdere. Notează mereu motivul pierderii.
În fiecare dimineață, deschide Panou și începe cu lista „De făcut”.

Clasa ABC și datele personale

Clasificarea ABC împarte clienții după vânzări: clienții A aduc împreună primele 80% din vânzări, clienții B următoarele 15%, iar clienții C restul. În exemplul din model, trei clienți (clasa A) aduc 72% din vânzările anului: lor merită să le dai prioritate la urmărire și la condițiile comerciale.

Datele persoanelor de contact (nume, telefon, e-mail) sunt date personale și intră sub incidența Regulamentului general privind protecția datelor (UE) 2016/679. Folosește-le doar în scopul relației comerciale, păstrează fișierul într-un loc la care au acces doar cei care lucrează cu clienții și notează în coloana „Acord pentru comunicări comerciale” dacă poți trimite oferte promoționale.

În exemplul din model, panoul arată două acțiuni întârziate (un hotel care așteaptă un apel din septembrie și o ofertă pentru un contract-cadru) și una pentru azi, iar oportunitățile deschise au o valoare ponderată de 103.000 lei. Un client activ fără vânzări de peste 90 de zile apare cu alertă.

Fișa clientului cu datele de contact, indicatori, ultimele contacte și oportunități

Ca să scrii județele la fel în toată baza de date și să poți face rapoarte pe județe, folosește lista județelor din România, care îți și corectează scrierile diferite.

Sfatul meu: Recomand întotdeauna să înregistrezi fiecare apel, întâlnire sau contact cu un client potențial, notând ce s-a discutat, de ce are nevoie și care este pasul următor. Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le-am văzut este să te bazezi pe memoria agentului de vânzări și să uiți să trimiți o ofertă sau să urmărești o oportunitate importantă. Pentru mine, ideal este să folosești un CRM sau un registru comun, în care să rămână toate discuțiile și datele de urmărire. Așa nu mai pierzi vânzări, îmbunătățești relația cu clienții și ai un proces comercial mult mai organizat și mai eficient.
— Ray Moreno

Întrebări frecvente

Pot folosi fișierul în echipă?

Da, dacă îl salvezi într-un loc comun (OneDrive, SharePoint sau un folder partajat). În Excel pentru web mai multe persoane pot lucra în același timp. Stabilește doar ca fiecare să adauge rânduri noi, fără să le modifice pe ale altora.

Cum se calculează valoarea ponderată a oportunităților?

Fiecare etapă are o probabilitate de câștig (de exemplu, 50% pentru „Ofertă trimisă”), pe care o poți schimba din Setări. Valoarea ponderată este valoarea estimată înmulțită cu probabilitatea și îți dă o estimare realistă a vânzărilor viitoare.

De unde iau vânzările pe clienți?

Le poți trece manual sau le poți copia din jurnalul de vânzări (data, codul clientului, factura și valoarea fără TVA).

Ce înseamnă „Activ, fără vânzări de peste 90 de zile”?

Clientul e marcat ca activ, dar nu a mai cumpărat de trei luni. Merită un apel: poate are o nevoie nouă sau a început să lucreze cu altcineva. Pragul îl schimbi din Setări.