Model condică de prezență Excel
Actualizat: octombrie 2026
Condica de prezență este registrul în care se trec zilnic orele de sosire și de plecare ale fiecărui angajat, de obicei cu semnătura acestuia, ca evidență a orelor lucrate cerută de Codul muncii.
Descarcă gratuit un model de condică de prezență în Excel, pentru evidența zilnică a orelor de sosire și de plecare ale angajaților. Treci orele reale în registru, iar modelul calculează automat orele lucrate, întârzierile, plecările anticipate și orele suplimentare. Condica zilnică se printează pentru semnături, iar sumarul lunar îți dă totalurile pe fiecare angajat, gata de trecut în pontaj și în calculul salariilor.
Ce conține modelul
- Condică zilnică – foaia de prezență pentru ziua aleasă, gata de printat: toți angajații, cu funcția, ora de sosire, ora de plecare, rubricile de semnătură și orele lucrate. În coloana Observații apar automat întârzierile, orele suplimentare, absențele (CO, CM, delegație) și angajații care nu au fost înregistrați în ziua respectivă.
- Registru prezență – un rând pe angajat și zi: situația (prezent, delegație, CO, CM, absență nemotivată, liber legal), ora de sosire, ora de plecare și pauza. Se calculează orele lucrate, minutele de întârziere, plecările anticipate și orele suplimentare. Coloana Verificare semnalează ora de plecare lipsă, ziua fără pauză de masă, peste 12 ore lucrate sau înregistrările duble.
- Sumar lunar – pentru fiecare angajat: zile lucrate, ore lucrate, ore normă, ore suplimentare, numărul și minutele de întârziere, plecările anticipate, zilele de CO și CM, absențele nemotivate și zilele lucrătoare fără înregistrare.
- Setări – firma, toleranța la sosire, pragul minim pentru orele suplimentare și lista angajaților cu programul fiecăruia (ora de început, de sfârșit și pauza), inclusiv programe diferite pentru șoferi sau ture.
Cum se completează pas cu pas
- În foaia Setări, trece angajații, funcția și programul fiecăruia. Stabilește toleranța la sosire (de exemplu, 5 minute) și pragul de la care se numără orele suplimentare (de exemplu, 30 de minute).
- În fiecare zi, trece în Registru prezență ora reală de sosire și de plecare a fiecărui angajat și pauza luată. Pentru zilele de concediu sau medical alege situația potrivită și lasă orele goale.
- Dacă vrei și semnăturile, deschide Condică zilnică, alege data, printeaz-o și las-o la intrare pentru semnat.
- Rezolvă imediat rândurile colorate: ore de plecare lipsă, zile fără pauză sau înregistrări duble.
- La sfârșitul lunii, deschide Sumar lunar, alege luna și verifică zilele neînregistrate, întârzierile repetate și orele suplimentare.
- Trece totalurile în pontajul lunar și folosește-le la calculul salariului. Concediile de odihnă le poți planifica dinainte cu planificatorul de concedii.
Evidența orelor de lucru: ce spune Codul muncii
Potrivit Codului muncii, art. 119, angajatorul are obligația să țină la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de început și de sfârșit ale programului de lucru, și să o prezinte inspecției muncii ori de câte ori i se cere. Condica de prezență este forma cea mai simplă a acestei evidențe: ea arată nu programul stabilit în contract, ci orele lucrate efectiv.
Durata normală a timpului de muncă este de 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână (art. 112), iar durata maximă, inclusiv orele suplimentare, nu poate depăși 48 de ore pe săptămână (art. 114). Munca suplimentară se face la cererea angajatorului și cu acordul salariatului (art. 120) și se compensează prin ore libere plătite în următoarele 60 de zile; dacă nu este posibil, se plătește cu un spor de cel puțin 75% (art. 122–123). Când programul zilnic depășește 6 ore, salariatul are dreptul la pauză de masă, în condițiile din contractul colectiv sau din regulamentul intern (art. 134).
Sfatul meu: Recomand mereu să înregistrezi zilnic orele de sosire și de plecare ale angajaților, cu un sistem simplu și la îndemâna tuturor. Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le-am văzut este să completezi programul din memorie la sfârșitul lunii sau să treci doar orele prevăzute în loc de cele lucrate efectiv. Pentru mine, ideal este să verifici periodic evidența și să te asiguri că pauzele, întârzierile și orele suplimentare sunt trecute corect. Așa eviți greșelile la salarii, organizezi mai bine echipa și ai o evidență a timpului de lucru transparentă și de încredere.
— Ray Moreno
Întrebări frecvente
Care este diferența dintre condica de prezență și pontaj?
Condica de prezență înregistrează zilnic orele reale de sosire și de plecare, de obicei cu semnătura angajatului. Pontajul (foaia colectivă de prezență) centralizează la sfârșitul lunii orele lucrate și absențele fiecărui angajat și stă la baza calculului salariilor. Din sumarul acestui model treci datele direct în pontaj.
Este obligatorie condica de prezență?
Legea nu impune un anumit formular, dar obligă angajatorul să țină evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și de sfârșit. Poți folosi o condică pe hârtie, un registru în Excel sau un sistem electronic de pontaj, atâta timp cât evidența este completă și poate fi prezentată la control.
Cum se calculează orele lucrate?
Orele lucrate sunt diferența dintre ora de plecare și ora de sosire, minus pauza. De exemplu, de la 09:23 la 19:21, cu 30 de minute pauză, rezultă 9,47 ore. Modelul calculează corect și turele care trec de miezul nopții.
Când se consideră întârziere?
Modelul compară ora de sosire cu ora de început din programul angajatului. Dacă diferența depășește toleranța din Setări, apar minutele de întârziere. Regulile privind întârzierile și consecințele lor se stabilesc prin regulamentul intern.
Cum trec ture de noapte sau programe diferite?
Fiecare angajat are propriul program în Setări. Pentru ture de noapte (de exemplu, 22:00–06:00), orele se calculează corect peste miezul nopții. Pentru planificarea turelor, folosește graficul de ture.
Gata să-l folosești? Descarcă modelul gratuit și urmează pașii de mai sus.
Pasul următor: folosește pontajul lunar, ca să centralizezi orele lucrate la sfârșitul lunii.
