Model NIR Excel – notă de recepție și constatare de diferențe

Actualizat: octombrie 2026

NIR-ul (nota de recepție și constatare de diferențe) este documentul cu care mărfurile și materialele primite de la furnizor intră în gestiunea firmei, cu cantitățile recepționate și eventualele diferențe.

Descarcă gratuit un model de NIR în Excel (notă de recepție și constatare de diferențe), documentul cu care mărfurile și materialele intră în gestiune. Treci produsele din factura sau avizul furnizorului și cantitățile primite efectiv, iar modelul calculează automat diferențele, valoarea de achiziție, TVA-ul și, dacă vinzi cu amănuntul, prețul de vânzare cu adaos comercial.

Ce conține modelul

• NIR – documentul de recepție, gata de printat: unitatea și gestiunea, numărul și data NIR-ului, furnizorul și documentul lui (factură sau aviz), mijlocul de transport. Pentru fiecare produs ai cantitatea din document și cantitatea recepționată, diferența (colorată cu roșu), prețul de achiziție, cota de TVA, valoarea și TVA-ul deductibil.
• Adaos și preț de vânzare – opțional, pentru magazinele care țin evidența la preț de vânzare: introduci adaosul comercial și obții prețul de vânzare cu TVA, valoarea la preț de vânzare, adaosul total și TVA-ul neexigibil.
• Constatări la recepție – spațiu pentru descrierea diferențelor, a produselor deteriorate sau neconforme și semnăturile comisiei de recepție și ale gestionarului.
• Registru NIR – evidența tuturor recepțiilor, cu verificarea numerelor duplicate și a diferențelor încă nerezolvate.
• Setări – datele firmei, dacă este plătitoare de TVA și dacă vrei calculul prețului de vânzare. Pentru firmele neplătitoare de TVA, TVA-ul se include automat în costul de achiziție.

Cum se completează pas cu pas

1. În foaia Setări, completează unitatea, CIF-ul și gestiunea și alege dacă firma este plătitoare de TVA și dacă vrei prețul de vânzare cu adaos.
2. În foaia NIR, trece numărul NIR-ului, data recepției, furnizorul și numărul facturii sau al avizului.
3. Pentru fiecare produs, completează denumirea, unitatea de măsură, cantitatea din document și cantitatea recepționată efectiv, după numărare și verificare. Diferențele apar automat cu roșu.
4. Trece prețul unitar de achiziție fără TVA și cota de TVA (21% sau 11%). Dacă folosești prețul de vânzare, completează adaosul comercial.
5. Descrie în secțiunea de constatări orice diferență sau produs deteriorat și anunță imediat furnizorul.
6. Printează NIR-ul, semnează-l împreună cu gestionarul și trece recepția în Registru NIR. Produsele intră apoi în stoc: dacă ții evidența cantitativă, adaugă-le ca intrări în lista de inventar și evidența stocurilor. Când materialele ies din magazie pentru a fi folosite, ieșirea se justifică cu un bon de consum. Pentru istoricul fiecărui produs, intrările și ieșirile se urmăresc în fișa de magazie.

Ce este NIR-ul și când se întocmește

Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) este documentul financiar-contabil prevăzut de OMFP nr. 2634/2015 pentru recepția bunurilor aprovizionate. Se întocmește la primirea mărfurilor, materiilor prime sau materialelor, de comisia de recepție sau de gestionar, pe baza documentelor de însoțire (factură, aviz de însoțire a mărfii) și a verificării efective a cantităților și a calității.

NIR-ul servește la încărcarea în gestiune a bunurilor recepționate și ca document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate. Când cantitatea sau calitatea nu corespunde cu documentele furnizorului, diferențele se consemnează chiar în NIR, ca bază pentru reclamația către furnizor, pentru retur sau pentru nota de credit. În magazinele care țin evidența la preț de vânzare, NIR-ul cuprinde și adaosul comercial și TVA-ul neexigibil, ca să se poată calcula prețul de vânzare cu amănuntul.

Sfatul meu: Recomand mereu să verifici marfa chiar în momentul în care o primești și să te asiguri că acele cantități, codurile și starea produselor corespund cu comanda și cu documentul de livrare. Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le-am văzut este să semnezi de primire fără să verifici coletele și să descoperi apoi că lipsesc produse sau că unele au ajuns deteriorate. Pentru mine, ideal este să notezi imediat orice problemă și să o comunici furnizorului înainte să intre marfa în stoc. Așa eviți pierderile, reclamațiile complicate și diferențele de stoc care pot afecta afacerea.

— Ray Moreno

Întrebări frecvente

Ce înseamnă NIR?

NIR înseamnă „notă de intrare-recepție”, denumirea uzuală pentru nota de recepție și constatare de diferențe. Este documentul prin care bunurile cumpărate intră oficial în gestiunea firmei.

Cum se calculează prețul de vânzare pe NIR?

Prețul de vânzare fără TVA este prețul de achiziție plus adaosul comercial (de exemplu, 19,50 lei + 30% = 25,35 lei). Prețul de vânzare cu amănuntul se obține adăugând TVA-ul (25,35 lei + 21% = 30,67 lei). Modelul face calculul automat pe fiecare rând.

Cum fac NIR-ul pentru o firmă neplătitoare de TVA?

În foaia Setări alege „Nu” la plătitor de TVA. TVA-ul din factura furnizorului se adaugă la costul de achiziție, iar coloana de TVA deductibilă rămâne zero.

Ce fac dacă lipsesc produse la recepție?

Treci în NIR cantitatea primită efectiv, notează diferența la constatări și anunță imediat furnizorul. În funcție de înțelegere, furnizorul completează marfa sau emite o notă de credit (factură storno) pentru diferență.

Trebuie întocmit NIR la fiecare factură?

NIR-ul se întocmește pentru bunurile care intră în gestiune (mărfuri, materii prime, materiale, obiecte de inventar). Pentru servicii (chirie, utilități, telefonie) nu se face NIR, pentru că nu există bunuri de recepționat.

Pasul următor: folosește fișa de magazie, ca să treci intrarea în evidența stocului pe produs.

Modele similare

Vezi toate modelele Excel pentru gestiunea stocurilor →