Model fișă de magazie Excel
Actualizat: octombrie 2026
Fișa de magazie este documentul de evidență în care gestionarul urmărește, pentru fiecare produs, intrările, ieșirile și stocul rămas după fiecare operație.
Descarcă gratuit un model de fișă de magazie în Excel, documentul în care se urmăresc, pentru fiecare produs, intrările, ieșirile și stocul. Treci toate mișcările într-un singur jurnal, cu documentul și motivul fiecărei operații, iar fișa de magazie a produsului ales se completează automat, cu stocul după fiecare operație. O foaie separată îți arată stocul tuturor produselor și te avertizează când un produs scade sub stocul minim.
Ce conține modelul
- Fișă de magazie – documentul gata de printat pentru produsul ales: unitatea, magazia, codul, denumirea, unitatea de măsură și prețul. Urmează stocul inițial și toate mișcările în ordine: data, documentul (tip și număr), explicația, cantitatea intrată sau ieșită și stocul rămas. În antet vezi stocul actual, valoarea lui și stocul minim.
- Mișcări – jurnalul tuturor intrărilor și ieșirilor: data, tipul documentului (NIR, bon de consum, aviz, retur, transfer, proces-verbal de inventar), numărul, codul produsului, cantitatea, explicația și furnizorul sau locul de consum. Stocul după operație se calculează pe loc. Ieșirile care duc stocul pe minus apar cu roșu, iar rândurile fără dată, document sau motiv, cu galben.
- Stocuri – situația tuturor produselor: stoc inițial, total intrări, total ieșiri, stoc actual, valoarea stocului, data ultimei mișcări și starea (OK, sub stoc minim, stoc negativ). Dacă vrei și consum mediu, propunere de comandă către furnizori și un panou cu grafic, folosește programul de gestiune a stocurilor.
- Produse – nomenclatorul: cod, denumire, U.M., preț de evidență, stoc inițial și stoc minim, plus lista tipurilor de documente.
Cum se completează pas cu pas
- În foaia Produse, înlocuiește exemplele cu produsele tale. Ca stoc inițial folosește cantitățile numărate la ultimul inventar, de exemplu din lista de inventariere. Stabilește și un stoc minim pentru produsele pe care nu vrei să le termini.
- În foaia Mișcări, trece fiecare operație în ordinea datelor: intrările pe baza notei de recepție (NIR), ieșirile pe baza bonului de consum sau a avizului. Completează mereu explicația: pentru ce lucrare, de la ce furnizor sau de ce s-a făcut corecția.
- Verifică rândurile colorate. Un stoc negativ înseamnă că a lipsit o intrare sau că s-a trecut o ieșire greșită.
- Când ai nevoie de istoricul unui produs, deschide Fișă de magazie, alege codul și printeaz-o. Pe pagină încap 40 de mișcări.
- Periodic, deschide Stocuri ca să vezi ce trebuie comandat și ce valoare are stocul din magazie.
- La inventar, compară stocul din fișe cu cel numărat. Diferențele se trec în Mișcări cu procesul-verbal de inventar și cu explicația lor.
Ce este fișa de magazie și cine o ține
Fișa de magazie este documentul de evidență a stocurilor prevăzut de OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Se deschide câte o fișă pentru fiecare produs (material, marfă, produs finit), la locul de depozitare, și se completează de gestionar pe baza documentelor justificative de intrare și de ieșire, în ordinea în care au loc operațiile. După fiecare înregistrare se stabilește stocul, care trebuie să corespundă cu ce există fizic în magazie.
Fișa de magazie stă la baza metodei operativ-contabile (global-valorice) de evidență a stocurilor: gestionarul ține evidența cantităților pe fișe, iar contabilitatea verifică periodic înregistrările, confirmă stocurile și semnează în coloana de control. La inventariere, stocurile din fișe sunt stocurile scriptice cu care se compară cantitățile numărate, conform Legii contabilității nr. 82/1991 și OMFP nr. 2861/2009. O fișă fără date, documente sau motive face greu de explicat orice diferență.
Sfatul meu: Recomand mereu să ai o fișă de magazie pentru fiecare produs, în care să înregistrezi clar intrările, ieșirile și stocul disponibil. Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le-am văzut este să actualizezi doar cantitățile, fără să notezi datele, mișcările sau motivul fiecărei operații. Pentru mine, ideal este să folosești un sistem simplu, care să-ți permită să vezi oricând istoricul și stocul real al fiecărui articol. Așa eviți nepotrivirile, descoperi mișcările greșite și gestionezi mult mai eficient magazia.
— Ray Moreno
Întrebări frecvente
Cine completează fișa de magazie?
Fișa de magazie o completează gestionarul, la fiecare intrare și ieșire, pe baza documentelor. Contabilitatea o verifică periodic și semnează în rubrica de control.
Ce documente stau la baza înregistrărilor?
Intrările se înregistrează pe baza NIR-ului sau a bonului de predare din producție, ieșirile pe baza bonului de consum, a avizului de însoțire, a facturii sau a documentului de transfer. Corecțiile de la inventar se trec pe baza procesului-verbal de inventariere.
Pot ține fișa de magazie în Excel?
Da. Documentele financiar-contabile pot fi întocmite și cu mijloace informatice, dacă au conținutul minim prevăzut de lege. Important este ca fiecare înregistrare să aibă data, documentul și cantitatea, iar fișele să poată fi printate și verificate.
De ce apare stocul negativ?
Stocul negativ înseamnă că s-a trecut o ieșire mai mare decât stocul existent. De obicei lipsește o intrare (un NIR netrecut), mișcările nu sunt în ordinea datelor sau s-a ales un cod greșit. Fizic nu poți scoate din magazie ce nu există, așa că un stoc negativ indică întotdeauna o eroare de evidență.
Cât timp se păstrează fișele de magazie?
Fișele de magazie completate se predau compartimentului financiar-contabil și se arhivează împreună cu celelalte documente contabile, pe durata prevăzută de Legea contabilității și de OMFP nr. 2634/2015. Dacă le ții în Excel, păstrează și un exemplar printat și semnat sau o copie de siguranță a fișierului pentru fiecare an; termenul exact de păstrare confirmă-l cu contabilul tău.
Gata să-l folosești? Descarcă modelul gratuit și urmează pașii de mai sus.
Pasul următor: folosește lista de inventariere, ca să verifici periodic stocul scriptic cu cel faptic.
